Em um cenário empresarial cada vez mais competitivo, a gestão eficiente de custos tornou-se essencial para garantir a sustentabilidade e o crescimento das organizações. No setor de telecomunicações, o Telecom Expense Management (TEM) surge como uma estratégia poderosa para controlar despesas, otimizar recursos e potencializar a eficiência operacional.
Neste artigo, vamos explorar o que é TEM, suas principais vantagens, como ele se diferencia do ITEM e quais passos seguir para criar uma estratégia eficaz. Continue acompanhando!
O que é Telecom Expense Management?
Telecom Expense Management (TEM), ou Gerenciamento de Despesas em Telecomunicações, é um conjunto de práticas, processos e ferramentas voltados para a gestão eficiente de custos relacionados a serviços de telecom. Isso inclui telefonia fixa e móvel, internet e outros sistemas de comunicação utilizados por empresas.
A origem do TEM remonta às décadas de 1980 e 1990, quando a concorrência no setor de telecomunicações aumentou nos Estados Unidos.
Com mais opções no mercado, surgiu a necessidade de um gerenciamento eficiente para escolher os melhores planos e controlar os custos.
Hoje, o TEM é uma solução amplamente utilizada por organizações de diferentes portes para otimizar investimentos em comunicação e melhorar o desempenho geral.
Quais são as principais vantagens do Telecom Expense Management?
Redução de custos
Uma das maiores vantagens do TEM é a capacidade de identificar e eliminar gastos desnecessários.
Com auditorias regulares e análises detalhadas, é possível renegociar contratos e ajustar o uso de serviços para atender às reais necessidades da empresa.
Centralização de dados
O TEM permite consolidar todas as informações sobre despesas de telecomunicação em um único sistema. Isso proporciona uma visão abrangente dos custos, facilita análises e torna a tomada de decisões mais assertiva.
Otimização de processos
Com a ajuda de soluções tecnológicas, é possível automatizar processos, como:
- pagamento de contas;
- monitoramento de dispositivos;
- auditoria de faturas.
Isso reduz falhas humanas e aumenta a eficiência operacional.
Maior controle e visibilidade
O monitoramento em tempo real permite acompanhar o uso de recursos, identificar gargalos e prever demandas futuras. Isso garante uma melhor alocação dos serviços e evita gastos inesperados.
Qual a diferença entre TEM e ITEM?
Embora relacionados, TEM e ITEM (IT Expense Management) têm diferenças importantes.
Enquanto o TEM foca exclusivamente na gestão de despesas de telecomunicação, o ITEM abrange todos os custos relacionados à tecnologia da informação (TI), incluindo hardware, software e serviços de TI.
Ambos compartilham objetivos como redução de custos e eficiência operacional, mas o Telecom Expense Management se destaca ao tratar de maneira específica os desafios e peculiaridades do setor de telecomunicações.
Como criar uma estratégia de Telecom Expense Management?
Mapeie suas necessidades
O primeiro passo para implementar o Telecom Expense Management na sua comunicação empresarial é realizar um levantamento detalhado de todos os serviços e dispositivos de telecom utilizados na empresa. Isso inclui:
- Contratos;
- Faturas;
- Equipamentos;
- Dispositivos móveis;
- Linhas telefônicas;
- Serviços de internet;
- Fornecedores;
- Tipos de plano;
- Custos associados.
O objetivo é criar um panorama completo das despesas, identificando áreas de desperdício ou gastos não otimizados.
Centralize a gestão
Adote uma plataforma de gestão centralizada para consolidar todas as informações em um único sistema.
Um sistema centralizado permite acesso fácil e rápido a contratos, faturas e inventários, facilitando o acompanhamento e a tomada de decisões baseadas em dados.
Realize auditorias regulares
As auditorias ajudam a identificar inconsistências em cobranças, como cobranças duplicadas ou serviços não utilizados. Esses erros são comuns e podem representar uma parte significativa dos custos.
Renegocie contratos
Revise os contratos atuais e compare-os com as melhores práticas de mercado. Isso inclui revisar tarifas, ajustar pacotes e eliminar serviços redundantes.
Muitas vezes, fornecedores oferecem planos mais competitivos para fidelizar clientes. Estabeleça prazos claros para revisões contratuais regulares, garantindo que os serviços estejam alinhados com as necessidades da empresa.
Implemente automação
Automatize tarefas manuais, como auditorias de faturas e gestão de pagamentos. Plataformas focadas em Telecom Expense Management podem identificar inconsistências e alertar para cobranças indevidas, economizando tempo e reduzindo custos administrativos.
Treine sua equipe
Capacite os colaboradores para entenderem a importância do Telecom Expense Management e utilizarem as ferramentas de gestão de maneira eficaz. Isso garante maior engajamento e resultados consistentes.
Estabeleça políticas internas de uso
Crie diretrizes claras sobre o uso de recursos de telecomunicação. Isso inclui restrições para ligações internacionais, limites de dados e regras para a substituição de dispositivos. A conscientização dos colaboradores sobre o impacto dos custos é fundamental para uma gestão eficiente.
Monitore continuamente
A implementação de uma estratégia de TEM não é um processo pontual. O monitoramento constante permite ajustes e melhorias para maximizar os benefícios a longo prazo.
Monitore constantemente os indicadores de desempenho e revise a estratégia conforme necessário. Avalie o impacto das medidas implementadas e faça ajustes para alcançar resultados ainda melhores.
Conclusão
O Telecom Expense Management é uma solução essencial para empresas que desejam reduzir custos, aumentar a eficiência e melhorar o controle sobre os serviços de telecomunicação.
Ao implementar uma estratégia bem planejada, as organizações podem transformar a gestão de despesas de telecom em uma vantagem competitiva.
Quer saber como a Agitel vai te ajudar a implementar o Telecom Expense Management? Conheça nossas soluções e descubra como podemos ajudar você a otimizar sua gestão de telecomunicações!
Em resumo
Telecom Expense Management (TEM) é uma metodologia que envolve o gerenciamento estratégico das despesas de telecomunicações de uma empresa, abrangendo serviços como telefonia fixa, móvel, internet e dispositivos corporativos. Sua principal função é identificar, controlar e reduzir custos, ao mesmo tempo que otimiza o uso desses recursos para garantir eficiência operacional.
Investir em TEM é essencial para empresas que buscam economizar e ter maior controle sobre suas despesas em telecomunicações, além de possibilitar decisões mais estratégicas por meio do monitoramento contínuo e da centralização das informações em sistemas especializados.
