Quem decide empreender tem no seu radar o objetivo de conquistar bons lucros na operação do negócio. Mas, neste caminho, nenhuma empresa está isenta de ter gastos, afinal, há recursos que se transformam em investimentos e impactam diretamente na sua rentabilidade.
O problema, porém, é quando as contas não fecham. É fundamental iniciar uma investigação para encontrar gargalos, cortar gastos desnecessários e reduzir despesas.
Neste caminho, o empreendedor precisa analisar seus processos para saber como funcionam, quais são seus investimentos e seu retorno. E, nesta descoberta, pode se deparar com atitudes simples. Conheça as principais a seguir.
Onde sua empresa pode reduzir despesas
1) Impressões e papéis
Impressões e fotocópias podem parecer inofensivas, mas impactam bastante o orçamento de uma empresa. Além de custos com o papel, fazem parte do processo gastos com a manutenção e a aquisição de equipamentos e acessórios.
Assim, o uso do papel no dia a dia do negócio precisa ser repensado de diferentes maneiras, da redução de despesas com energia elétrica até a construção de uma consciência ambiental e sustentável.
Logo, a dica é: quanto menor é o consumo de papel, melhor para o meio ambiente e para a saúde financeira da empresa.
2) Energia elétrica
Como citamos anteriormente, a energia elétrica pode ser uma grande vilã no orçamento de uma organização. Deste modo, é preciso investigar onde está acontecendo possíveis prejuízos para iniciar um processo de redução de custos.
Entre os desperdícios mais comuns podem estar alguns hábitos, como deixar luzes acesas em ambientes onde não há ninguém, deixar o monitor do computador ligado e ficar fora da mesa de trabalho, são um desses exemplos.
Para reduzir custos com energia elétrica, vale analisar esses pontos e tomar atitudes, muitas vezes simples, que vão diminuir os gastos com a energia elétrica.
3) Estoque mal planejado
Redobrar a atenção ao estoque é uma forma interessante para reduzir despesas em uma empresa. Gerenciar o que entra e o que sai pode ser crucial para obter uma boa economia de recursos.
A primeira coisa a fazer é verificar a demanda de cada produto antes mesmo de armazená-los. Do contrário, caso seja realizada a compra de muitas peças e as vendas não correspondam às expectativas, o estoque parado pode afetar a saúde financeira da empresa.
Para isso, é importante investir em tecnologias que podem ajudar o dono do negócio a identificar produtos que possuem mais saída e outros que não.
4) Estabeleça um teto de gastos mensais
Uma empresa sem planejamento financeiro pode correr vários riscos de não ser rentável. Uma dessas razões é desconhecer o volume de transações que são realizadas, bem como o dinheiro que entra e que sai, investimentos, pagamentos e outros custos.
Uma forma de controlar esse tipo de situação é estabelecer um teto de gastos mensais para saber se esses lançamentos ultrapassam, ou não, os limites. Para começar, vale somar todos os custos obrigatórios e essenciais do negócio. Depois, faça uma análise dos gastos variáveis para entender o quanto eles podem aumentar, ou diminuir, em cada mês.
5) Contratação e demissão de funcionários
Empresas que possuem alta rotatividade entre funcionários acabam por acumular prejuízos. Ao demitir uma pessoa, é preciso arcar com encargos e direitos trabalhistas.
Para evitar este tipo de despesa, é importante observar, por exemplo, se a seleção de novos funcionários está acontecendo de forma assertiva e se os candidatos atendem às exigências dos cargos.
Vale verificar, ainda, a necessidade de treinamento e capacitação para novos colaboradores para que os mesmos fiquem habituados à rotina da empresa. Outra alternativa para ir reduzindo gastos com pessoal é buscar a contratação de serviços terceirizados.
6) Evite desperdícios
Assim como falamos que o uso do papel precisa ser mais consciente, a utilização de outros materiais descartáveis precisa ser revista dentro da empresa também.
Copos descartáveis usados para beber água ou café apresentam um custo elevado tanto para as empresas quanto para o meio ambiente.
Para driblar esse custo e reduzir despesas mensais, uma solução criativa é incentivar os colaboradores a utilizarem canecas individuais. A empresa, inclusive, pode ofertar o objeto a eles. A ideia é mostrar que cada um pode ser o seu copo, ou caneca, deixando os copos descartáveis apenas para serem utilizados com clientes e visitantes.
7) Tributos e bancos
Existem despesas obrigatórias que toda empresa precisa arcar, porém, para que isto não impacte tanto no orçamento, é preciso verificar algumas questões relativas à tributação.
A primeira medida que contribui para reduzir despesas neste quesito é entender qual é o regime tributário do negócio com base na categoria mais adequada ao volume de vendas e prestação de serviços.
Ainda neste mesmo tópico, é possível verificar as tarifas bancárias para verificar se as mesmas se enquadram ao porte da empresa. Em relação à taxa de juros de empréstimos ou de financiamento, analisar quão ela impacta nas despesas ou se é possível negociá-la.
8) Telefonia
Por último, mas não menos importante, temos a telefonia. Você sabia que este tipo de serviço no Brasil é um dos mais caros do mundo? Em contrapartida, já existem soluções que usam a tecnologia VoIP – voz sobre IP (Voice over Internet Protocol) – que ajudam a reduzir despesas em uma empresa.
A economia gerada pelo VoIP ocorre pois ele funciona com base na Internet, fazendo com que a organização não precise gastar com tarifas e planos de telefonia.
No VoIP existem diversas possibilidades para o seu uso, como por exemplo, permitir que a comunicação entre os colaboradores, parceiros e clientes aconteça sem a necessidade de uma estrutura física, cabeamentos e um alto investimento neste quesito.
Além disso, outra vantagem do VoIP é favorecer a operação da empresa de forma remota, com suporte ancorado no on-line.
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